Asiakirjajulkisuuskuvaus
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus
Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti tiedonhallintayksikön, joka myös Joutsan kunta on, on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiakasrekistereistä. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja kuvauksesta käytetään nimeä asiakirjajulkisuuskuvaus.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on auttaa asiakkaita tietopyynnön tekemisessä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi, jotta viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Kuvauksen avulla asiakas pystyy yksilöimään tarvitsemiaan tietoja, jolloin viranomainen pystyy toimittamaan pyydetyt tiedot mahdollisimman kattavasti, nopeasti ja oikein. Viranomainen auttaa tarvittaessa tietopyynnön tekemisessä.
Joutsan kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus on tiedonhallintalain mukainen kuvaus kunnan tiedoista ja asiakirjoista. Kuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, palvelujen tiedonhallinnasta, tietovarannoista, tietoaineistoista, tietoryhmistä ja tietojärjestelmistä sekä yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi. Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvauksen siitä, miten kunnan asiarekisterit ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Kuvaus kertoo myös, missä laajuudessa tietoja käsitellään palvelujen tuottamisessa ja asioita käsitellessä.
Tietovarannot ja rekisterit
Tietovarannolla tarkoitetaan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Joutsan kunnan tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät. Tietosuojaselosteet ovat saatavilla kunnasta pyytämällä.
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja jo olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.
Fyysinen tietovaranto eli arkisto tarkoittaa järjestelmää, jonka kohteena ovat asiakirjaryhmät ja niiden tallennus. Arkisto tarkoittaa myös asiakirjojen säilytystä, kuljetusta ja yleistä hallinnointia, sekä asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa tai rakennusta. Joutsan kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperi) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa.
Joutsan kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan lakien (kuntalain, hallintolain, EU-tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain, julkisuuslain, tiedonhallintalain, tehtäväkohtaisen erityislain sekä arkistolain) asettamia säännöksiä ja määräyksiä.
Joutsan kunnan asiakirjahallintaohjelmana käytetään Dynasty 10 -ohjelmaa. Dynasty toimii kunnan diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia.
Hakutekijät
Rekisteristä voidaan hakea tietoja eri hakutekijöillä. Hakutekijöinä voidaan käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta, asianumeroa eli diaarinumeroa tai muuta hakusanaa.
Tietopyyntöjen pyytäminen
Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti tai tietopyynnön voi tehdä Joutsan kunnan lomakkeella. Kirjaamo kirjaa tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt asiaa käsittelevälle taholle. Kunnan on käsiteltävä asiakirjapyyntö välittömästi ja viivytyksettä. Laissa säädetään määräajaksi kaksi viikkoa tavanomaisissa tapauksissa ja kuukausi monimutkaisemmissa tapauksissa.
Tietopyynnöt voi toimittaa kuntaan sähköpostitse kirjaamo@joutsa.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Joutsan kunta/kirjaamo, Länsitie 5/PL 20, 19650 Joutsa.
Joutsan kunnan hallintosäännön 25 §:n mukaan valtuuston asiakirjojen tietopyynnöistä päättää talous- ja hallintojohtaja. Toimielin voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle.
Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus. Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei voida antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta.
Tietopyynnön yksilöinti
Jotta asiakirja tai tieto sen sisällöstä ylipäänsä voidaan antaa, on asiakirja yksilöitävä riittävästi. Viranomaisen tulee pyynnöstä saada selville, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee (JulkL 13.1 §). Pyyntö on tehtävä mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksiselitteisesti. Viranomainen auttaa tarvittaessa pyynnön tekemisessä.
Maksuttomuus pääsääntönä
Tiedonsaanti on pääsääntöisesti maksuton silloin kun asiakirjatieto annetaan suullisesti, pyytäjä tulee lukemaan asiakirjan viranomaisen luokse, asiakirja lähetetään sähköisesti (sähköpostitse) ja asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin (ks. hallintolaki 8 §, 34 §).
Tietopyynnöistä voidaan periä maksu, kun tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä, esimerkiksi asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla eikä sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla. Maksu voidaan periä myös silloin, jos asiakirjasta otetaan kopioita tai se lähetetään postitse.
Julkisuuslaki ei velvoita viranomaista laatimaan pyynnöstä selvityksiä eikä yhdistelemään tietoja. Asiakirjapyynnöt koskevat vain olemassa olevia asiakirjoja.
